System obiegu dokumentów - Co warto o nim wiedzieć?

System obiegu dokumentów pojawia się w ofercie już od pewnego czasu, a mimo to widać, że wciąż budzi sporo pytań i wątpliwości. Z czym dokładnie mamy do czynienia? Czym jest system obiegu dokumentów i jak z niego korzystać? Tego i kilku innych rzeczy dowiesz się z poniższego tekstu, więc koniecznie zapoznaj się z jego treścią!

System obiegu dokumentów – o czym mowa?

System obiegu dokumentów to nowoczesne rozwiązanie, które powstało z myślą o osobach prowadzących własny biznes. Pozwala na usprawnienie zarządzania i przesyłania wszelkiego typu dokumentów w formie elektronicznej. Wymiana odbywa się wewnątrz firmy, a więc między pracownikami, odpowiednimi działami i właścicielem firmy.

Jednak nie brakuje też rozwiązań, które pozwalają na obieg dokumentów poza przedsiębiorstwem, a więc z klientami, partnerami biznesowymi, czy nawet z instytucjami użyteczności publicznej. Cały proces odbywa się w bardzo krótkim czasie, a my dzięki temu rozwiązaniu możemy zmniejszyć ilość dokumentów w formie papierowej.

System obiegu dokumentów – jak korzystać?

Początkowo korzystanie z systemu obiegu dokumentów może wydawać się bardzo problematyczne. Jednak wystarczy go dostosować do potrzeb firmy i zapoznać się z jego działaniem, by dojść do wniosku, że może usprawnić pracę każdej firmy. Przede wszystkim system pozwala nam na tworzenie różnego typu dokumentów w postaci elektronicznej, a także na ich edycję i przesyłanie w dogodnym dla siebie czasie.

To jednak nie wszystko, ponieważ system obiegu dokumentów pozwala też na wygodny odbiór faktur i zamówień od kontrahentów, umów od partnerów biznesowych, czy wniosków urlopowych i dokumentów dotyczących projektów od pracowników. Kiedy te trafiają do firmy, są wprowadzane bezpośrednio do systemu i to od nas zależy, co dokładnie z nimi zrobimy.

Takie rozwiązanie sprawia, że nie musimy przekazywać dokumentów fizycznie, więc oszczędzamy czas i przy okazji pieniądze, zwłaszcza jeśli trzeba korzystać z pomocy gońca lub firmy kurierskiej. Poza tym system obiegu dokumentów sprawia, że w wielu kwestiach skraca się też czas podejmowania decyzji, co jest ważne przy wdrożeniu ważnych projektów, dopięcia umów, czy zleceń.

Warto też wspomnieć o jeszcze jednej, ale jakże ważnej funkcjonalności. System obiegu dokumentów zapewnia dostęp do archiwum, gdzie możemy przechowywać wszystkie umowy, zlecenia, faktury, wnioski urlopowe i wiele innych plików. W dowolnym momencie możemy też do nich wracać, wyszukiwać potrzebne pliki po nazwie lub zawartości i to bez szukania ich papierowego odpowiednika.